Au travers de mes différents mandats récents, j’ai été forcée de faire un constat inquiétant: l’introduction de logiciels permettant le relevé du temps de travail demande aux organisations de s’adapter aux exigences de ceux-ci. Or le constat de la souffrance, du stress, des ruptures de confiance que cela engendre est apeurant.
Il est clair que les exigences légales sont présentes, surtout pour protéger les employés. Parallèlement, une pression se fait sentir sur les employeurs. Ceci a généré un regain d’intérêt du côté des fournisseurs pour proposer des solutions clés en mains garantissant le respect desdites exigences avec un outil simple. Cet outil se doit de permettre aux employeurs d’enregistrer tout ce qui est considéré comme temps de travail, soit: les heures travaillées, les vacances, les jours fériés, les absences diverses.
Loin de moi l’intention de ne tirer que sur les informaticiens. Ce qui est inquiétant est l’approche des employeurs dans l’analyse des besoins et le choix des outils. Celle-ci comprend, à mes yeux, les zones de risques suivantes (listing non exhaustif):
- manque de recherche d’informations concernant les exigences légales et peu de benchmarking, laissant cela soit au fournisseur informatique, soit à un groupe de travail au sein du management.
- peu d’analyse afin d’estimer quels sont les changements générés, leur ampleur et impact sur les employés et l’organisation (pratiques et/ou émotionnels).
- communication descendante focalisée sur l’arrivée de l’outil, son déploiement, les délais et les impératifs y relatifs; communication basée sur des exigences légales et non sur les besoins de l’entreprise, encore moins du client.
- constat d’incompatibilités techniques ou organisationnelles qui remontent du terrain après le déploiement de l’outil; nécessité d’effectuer des mises à jour très fréquentes pour intégrer ces incompatibilités.
Si on tente de reprendre l’approche dans le bon sens, avec bon sens, les employeurs, fournisseurs et consultants pourraient partir d’une bonne analyse des éventuelles exigences, mais surtout des besoins réels au sein de l’entreprise, en sondant les parties prenantes à ce potentiel changement (échantillon). Il faut aller chercher ces informations auprès des utilisateurs et aspirer à trouver le cas de figure le plus complexe qui existe. Ainsi, un appel d’offres auprès de fournisseurs potentiels peut se faire.
Parallèlement à cette démarche, l’entreprise se préparera à intégrer le changement à venir en déterminant les impacts, les avantages et les inconvénients, afin de pouvoir communiquer de manière plus ciblée et cohérente. Ceci veut dire «vendre» le changement à ses employés, les convaincre. L’entreprise obtient ainsi des retours des employés pour ajuster encore l’analyse de besoins. Dans la foulée, un accueil plus positif à l’arrivée de l’outil est garanti.